各分院：
按照《高等学校档案管理办法》及《嘉兴职业技术学院档案管理办法》的要求，各分院应于2010年寒假前将2009学年度所形成的教学档案整理归档。请各分院依据学院文件材料归档范围、教学档案管理归档范围进行档案的收集、整理工作，需移交学院档案室教学档案预归档（收集、整理、分类、编号、目录录入）后，填写移交目录清单，清单一式两份，办理移交手续；留分院资料室的教学档案，档案留存本分院，将档案目录录入学院档案管理系统，由档案室备案。在归档过程中如有疑问，请及时与学院档案室联系，我们将随时提供帮助，解决归档过程中的各种问题，以保证整理归档的档案材料规范完整。教学档案是教学管理重要组成部分，同时教学档案整理将作为各部门2010年度档案管理工作考核重要依据。
联系人及电话：
刘金凤：（办公内线）8121 （手机短号）654611
徐 宏：（办公内线）8185 （手机短号）667556
现对立卷归档的具体要求提示如下：
一、对文件材料分类的要求：文件材料要科学分类、排列有序。我们一般采用：年度分类法+问题。首先将2009学年度档案集中，然后再根据问题特征进行分类，不能把不同性质问题的文件混在同一类内，同一卷内的文件可按照时间顺序、文件的连续性或重要程度排序。
二、对文件编号及案卷厚度要求：卷内文件要在文件的右上角逐页用打号机打号，正反面有字的都应编号，编号为流水号而不是以件为单位的编号；卷内文件不宜过厚，一般不应超过200页，同一性质问题的文件材料如果过多，可考虑分为几个分卷，但每个分卷的编号都是独立的而不是连续的。
三、卷内目录的填写：要将卷内目录上的各项逐一填写清楚，卷内目录上的题名项（也就是文件标题）原则上要照录而不能随意省略。
四、卷末备考表要填写清楚：（留存分院档案）卷末备考表的目的是将卷内存在的问题标注清楚，如果案卷材料没有问题，立卷人和检查人签字即可。立卷人是指负责立卷归档的具体工作人员，检查人一项应该是各单位负责档案工作的领导，让领导签字的目的是要求领导检查卷内文件的归档情况是否完整，如发现有遗漏及时补充，签字的目的是要了解归档情况，并对归档材料负责。
五、案卷标题的拟写要求：规范完整、简明扼要。案卷标题的标准格式“作者+问题+文种”，如“教育部关于教学评估问题的文件”。案卷标题不能过于冗长也不能过于笼统，既要避免造成卷内文件内容的堆砌，又要避免过于简单笼统无实质内容，标题字数一般不应超过50个字。
六、案卷装订方面的要求（留存分院档案）：案卷组好后，在装订之前一定要去掉文件上的金属物（订书钉、曲别针、大头针等），案卷的装订采用“三孔一线”的方法装订，线绳可到档案室领取，没有装订机的可到档案室装订。
七、案卷封面的填写（留存分院档案）：案卷封面的填写一般都采用套打或打印后剪贴的方法，标题字号一般用楷体小初或36号字；如果用手写，最好是墨笔或者是笔头较粗一些的黑色签字笔，字迹要工整、美观、大方，不得随意添加、涂改。
八、案卷的移交：各分院在移交档案时，一定要制作移交目录并标注移交日期，一式两份交到档案室，双方签字留底备查。
